Boeien. Verbinden. Presteren. Webton.

Huishoudelijk Reglement

Hieronder is het Huishoudelijk Reglement beschreven (opgesteld 4 feb 2014, vastgesteld tijdens de ALV 14 mei 2014). Download het Huishoudelijk Reglement als pdf.

Artikel 1 Algemene Bepalingen

1. De vereniging is statutair genaamd: Hengelose Volleybal Combinatie (kortheidshalve aan te duiden met: HeVoCo).

2. De naam waaronder de vereniging naar buiten treedt is: Webton Hengelo.

3. De vereniging heeft haar zetel in de gemeente Hengelo, provincie Overijssel.

4. Ieder lid en iedere begunstiger wordt geacht het Huishoudelijk Reglement en overige rechtsgeldige bepalingen te kennen en zich er aan te houden.

5. Het bestuur zorgt dat elk lid en elke begunstiger bij zijn toetreding een exemplaar van het Huishoudelijk reglement ter beschikking wordt gesteld. Dit wordt afgedekt door altijd een actueel exemplaar digitaal op de website beschikbaar te hebben: www.webton-hengelo.nl.

6. Het Bestuur is altijd bevoegd om leden en/of bezoekers de toegang in de sporthal te ontzeggen indien niet conform de regels en normen van de vereniging gehandeld wordt. Een veilig sportklimaat, respect voor elkaar, het naleven van normen en waarden in de omgang met elkaar en sportiviteit zijn zaken die wij binnen onze vereniging willen waarborgen.

Artikel 2 Het bestuur van de vereniging

1. De volleybalvereniging Webton Hengelo wordt bestuurd en vertegenwoordigd door het Bestuur dat bestaat uit minimaal 4 volwassenen, die in de ALV in functie worden gekozen.

2. Het Bestuur van de vereniging bestaat uit de volgende leden:

a. Een voorzitter

b. Een vice-voorzitter

c. Een penningmeester

d. Een secretaris

e. Een of meer algemene leden

3. Het Bestuur van de vereniging is belast met de dagelijkse leiding van de vereniging en is bevoegd beslissingen te nemen.

4. Het Bestuur kan worden bijgestaan door een aantal commissies en/of functionarissen die door het bestuur worden benoemd.

Artikel 3 Rooster van aftreden Bestuur

1. De leden van het Bestuur hebben zitting gedurende 4 jaar en zijn terstond na hun aftreden herkiesbaar.

2. Volgens een opgemaakt en door de ALV vastgesteld rooster, treden jaarlijks één of meer bestuursleden af.

a. Het eerste jaar de voorzitter en een algemeen lid

b. Het tweede jaar de penningmeester en de vice-voorzitter

c. Het derde jaar de secretaris en een algemeen bestuurslid.

3. Nieuwe gekozen leden treden terstond in functie .

4. Indien tijdens een verenigingsjaar het aantal zittende bestuursleden minder is dan 3, zijn de overgebleven bestuursleden verplicht binnen 3 maanden na het ontstaan van de laatste vacature een ALV bijeen te roepen ter voorziening in de vacatures.

Artikel 4 Bevoegdheden en taken van het Bestuur

1. Het Bestuur van de vereniging is bevoegd:

a. Te handelen binnen een door de ALV jaarlijks vastgestelde begroting.

b. Verplichtingen voor de leden aan te gaan.

c. In elk spoedeisend geval namens de leden op te treden en is verplicht verantwoording van zijn handelingen af te leggen in de eerstvolgende ALV.

d. Voor het uitvoeren van taken zich te laten bijstaan door een commissie.

2. Het bestuur is belast met:

a. Het aangeven van beleidskaders voor de commissies.

b. Het geven van leiding en het houden van toezicht op naleving van de statuten, reglementen en uitvoeringsbesluiten.

c. Het vertegenwoordigen van de vereniging in de ruimste zin.

d. De zorg voor voorlichting en publiciteit over verenigingszaken.

e. Het aanstellen van trainers.

f. Het benoemen van leden van commissies en specifieke functionarissen.

g. Het beheren van geld en middelen.

Artikel 5 Leden

1. Wij onderscheiden de volgende leden:

a. Senioren leden; leden die 18 jaar of ouder zijn.

b. Jeugdleden A: leden die voor 1 oktober van het lopende verenigingsjaar 16 jaar of ouder zijn, doch nog geen 18 jaar zijn.

c. Jeugdleden B: leden die voor 1 oktober van het lopende verenigingsjaar 14 jaar of ouder zijn, doch nog geen 16 jaar zijn.

d. Jeugdleden C: leden die voor 1 oktober van het lopende verenigingsjaar 12 jaar of ouder zijn, doch nog geen 14 jaar zijn.

e. Jeugdleden D: leden die voor 1 oktober van het lopende verenigingsjaar nog geen 12 jaar zijn; zij worden ook wel aangeduid als Mini’s.

f. Bovenstaande leden kunnen voorts worden onderscheiden in competitie spelende leden of niet competitie spelende leden.

g. Steunende leden: leden die niet maar actief volleyballen maar toch lid willen blijven en de vereniging zodoende willen blijven ondersteunen.

h. Ereleden / leden van verdiensten. Dit zijn leden die door het Bestuur als zodanig benoemd kunnen worden. Dit kunnen zowel actieve als passieve leden zijn.

i. Buitengewone leden; dit zijn leden die als lid worden geadministreerd omdat zij als vrijwilliger of trainer/coach actief zijn voor onze vereniging. Dit zijn de enige leden zonder enig stemrecht.

Artikel 6 Aan- en afmelding als lid van de vereniging

1. Aanmelding van nieuwe leden kan alleen geschieden door een digitaal in te vullen inschrijfformulier (inclusief pasfoto als men competitie wil spelen) via onze verenigingswebsite naar de ledenadministratie te versturen.

2. Na inschrijving is men zelf verantwoordelijk zich op de hoogte te stellen van het Huishoudelijk Reglement en andere regelingen die binnen de vereniging van toepassing zijn. Deze zijn allemaal terug te vinden op de verenigingswebsite.

3. Het Bestuur doet bij het niet toelaten van een nieuw lid hiervan mededeling in de ALV.

4. Het afmelden als lid van de vereniging dient vóór 30 juni schriftelijk of per e-mail te geschieden bij de ledenadministratie. De beëindiging gaat in met ingang van het daaropvolgende verenigingsjaar, ook als de opzegging midden in het lopende verenigingsjaar plaatsvindt. Bij opzegging van een lid moeten openstaande schulden jegens de vereniging per direct betaald worden.

5. Indien het schriftelijk afmelden van een lid van de vereniging plaatsvindt na 30 juni zijn de door de vereniging gemaakte kosten, zoals het NEVOBO lidmaatschap, voor rekening van de afzegger.

6. In overleg met het Bestuur kan in uitzonderingsgevallen van deze regeling afgeweken worden.

Artikel 7 Verplichtingen en rechten van de leden

1. Elk lid van de vereniging dient:

a. De statuten, het Huishoudelijk reglement en de gedragsregels en andere regelingen van de vereniging na te leven.

b. Ieder lid is verplicht bij wijziging van zijn persoonlijke gegevens hiervan onverwijld het bestuur schriftelijk in kennis te stellen. Eventuele kosten die door de vereniging moeten worden gemaakt om een wijziging op een andere wijze te achterhalen, worden op het desbetreffende lid verhaald.

c. De belangen van de vereniging en van de volleybalsport in het algemeen niet te schaden.

d. Alle overige verplichtingen na te komen die de vereniging in naam van de leden aangaat.

e. De door de Technische Commissie vastgestelde teamsamenstelling te aanvaarden.

f. Brieven die bestemd zijn voor het Bestuur te richten aan de secretaris van de vereniging.

g. Zorgvuldig om te gaan met zijn of haar NEVOBO identiteitskaart.

h. Zorgvuldig om te gaan met de door de vereniging beschikbaar gestelde spullen zoals; tenues en ballen.

2. Elk lid van de vereniging wordt geacht het takenbeleid ( de zogenaamde Teamtaken) van de vereniging te vervullen.

3. Elk team uitkomende in de promotieklasse klasse of hoger dient minimaal 1 zogenaamde regioscheidsrechter te leveren. (die daar dan al dan niet nog voor in opleiding moet).

4. Elk team uitkomend in de 1e of 2e klasse dient minimaal 1 scheidsrechter met code V4 te leveren aan de VSK.

5. Indien aan 2 en/of 3 niet voldaan wordt kan het bestuur via de ALV een eventuele boeteregeling hiervoor vaststellen en/of spelers/teams van competitie deelname onthouden.

6. De aanvoerder van een seniorenteam is verantwoordelijk voor c.q. belast met:

a. Het zorgen voor voldoende spelers bij een competitiewedstrijd.

b. Het invullen van het wedstrijdformulier voor aanvang van de wedstrijd.

c. Het gedrag van de teamgenoten bij de wedstrijd.

d. Het aanspreekpunt voor de scheidsrechter.

e. Het invullen van het beoordelingsformulier van de scheidsrechter.

f. Het tijdig digitaal invullen en doorgeven van de uitslag van elke thuiswedstrijd.

g. Het verdelen van de toegewezen Teamtaken en de corresponderende namen tijdig door te geven aan het wedstrijdsecretariaat.

h. De verspreiding van verenigingsinformatie naar teamgenoten.

7. Elk lid van de vereniging heeft het recht:

a. Tot het volgen van trainingen, al dan niet georganiseerd met behulp van een trainer

b. Tot het deelnemen aan wedstrijden van de NEVOBO- of recreantencompetitie, mits de hiervoor gestelde gelden zijn voldaan.

c. Tot het deelnemen aan verenigingsactiviteiten in de ruimste zin. Deelname aan activiteiten, in de ruimste zin, is geheel voor eigen risico. De vereniging is voor schade, verlies of persoonlijk letsel, door welke oorzaak of omstandigheid dan ook, voor generlei vergoeding aansprakelijk.

Artikel 8 Inning van de contributie

1. De inning van de contributie geschiedt (bij voorkeur via automatische incasso) in 4 gelijke termijnen gedurende het lopende verenigingsjaar.

2. De jaarlijkse contributie wordt berekend over het verenigingsjaar. De hoogte van de contributie wordt jaarlijks vastgesteld door de ALV op voorstel van het bestuur. Het verenigingsjaar loopt van 1 augustus tot 31 juli. De contributie van tussentijds toetredende leden wordt naar rato berekend van het verenigingsjaar.

3. De contributies kunnen in verschillende categorieën worden ingedeeld en kunnen verschillende bedragen zijn.

4. Indien de betalingstermijn wordt overschreden ontvangt een lid een aanmaning tot betaling en worden administratiekosten opgelegd.

5. Vrijgesteld van het betalen van contributie zijn niet competitie spelende en/of niet trainende:

a. Leden van het Bestuur.

b. Trainers e/o coaches.

c. Scheidsrechters.

d. Commissieleden.

e. Ereleden.

Artikel 9 Financiën

1. Het financiële boekjaar van de vereniging is van 1 juli tot en met 31 juni.

2. Ieder jaar wordt in de ALV door het Bestuur de begroting voor het komende seizoen ter goedkeuring en vaststelling voorgelegd aan de leden van de vereniging.

3. Na goedkeuring door de ALV door overlegging van het financieel jaarverslag met de balans, de staat van baten en lasten en de toelichting daarop, verleent de ALV, het Bestuur van de vereniging decharge voor alle handelingen die uit de rekening en verantwoording blijkt.

Artikel 10 De Algemene Ledenvergadering (ALV)

1. Aan de ALV komen in de vereniging alle bevoegdheden toe, die niet door de wet of door de statuten aan het bestuur zijn opgedragen.

2. De jaarvergadering van de ALV wordt gebruikelijk gehouden na afloop van een financieel boekjaar en uiterlijk in de maand november van elk jaar.

3. Het bestuur brengt in deze vergadering jaarverslag uit, doet rekening en verantwoording van zijn in het afgelopen verenigingsjaar en boekjaar gevoerde bestuur.

4. Alle leden hebben toegang tot de ALV. De competitie spelende en/of trainende volwassen leden hebben stemrecht. Stemming bij volmacht is niet toegestaan. Ereleden hebben slechts een adviserende stem indien zij niet tevens gewoon lid zijn. Een stemming geschiedt mondeling. Over stemmingen wordt bij volstrekte meerderheid van de uitgebrachte stemmen beslist. Bij een stemming over personen gelden afwijkende regels, vast te stellen door het Bestuur of volgens Statuten bepaald.

5. Het Bestuur is te allen tijde bevoegd om een extra speciale ALV uit te roepen, mits minimaal 3 weken van te voren aangekondigd.

Artikel 11 De Kascommissie

1. De kascommissie wordt uit meerderjarige leden van de vereniging voor een periode van 2 jaar op voorstel van het Bestuur gekozen door de leden in de ALV.

2. Zij bestaat uit 2 leden en houdt tenminste eenmaal per jaar kascontrole en is verplicht hierover verslag uit te brengen aan de leden in de ALV.

3. De kascommissie heeft toegang tot alle financiële stukken van de vereniging.

4. De leden van de kascommissie mogen geen zitting hebben in het Bestuur.

Artikel 12 Vergoedingen en declaraties

1. De vereniging vergoedt de gemaakte kosten van leden, van leden van commissies en van leden van het bestuur, volgens de daarvoor opgestelde afspraken en regels. Andere kosten worden allen vergoed na overleg en met vooraf toestemming van het Bestuur.

2. Alle declaraties wegens uitgaven gedaan ten behoeve van de vereniging moeten voor 1 juni worden ingediend bij de penningmeester.

3. Alleen declaraties via het daarvoor bestemde formulier (dat digitaal op de website beschikbaar is) worden in behandeling genomen.

4. Voor elke activiteit die georganiseerd wordt dient vooraf een begroting ingediend te worden bij de penningmeester met een schatting van de kosten en baten en ter fiattering van het Bestuur.

5. Het bestuur stelt, in overleg met de Technische commissie, jaarlijks de trainersonkostenvergoeding voor het komend seizoen vast.

Artikel 13 Deelname cursussen

1. De kosten van inschrijving van een door de NEVOBO georganiseerde scheidsrechter cursus zijn voor rekening van de vereniging.

2. De kosten van inschrijving van een door de NEVOBO georganiseerde trainerscursus zijn voor rekening van de vereniging. Na het volgen van de cursus is het lid verplicht tenminste 3 jaar training te geven aan een team van de vereniging.

3. Bij vroegtijdig vertrek van de cursus of bij de vereniging zal het lid voor elk resterend jaar 1/3 deel van het cursusgeld doorberekend worden.

4. Voor deelname aan andere trainingen en/of workshops e.d. kan in overleg met het Bestuur een vergoeding vastgesteld worden.

Artikel 14 Werkwijze bij het overlijden van een (ere) lid

1. De secretaris zal een rouwadvertentie plaatsen in de plaatselijke courant.

2. De secretaris stuurt een condoleancekaart naar de familie.

3. Een afvaardiging van het Bestuur bezoekt de begrafenis/crematie.

4. Tijdens het competitieseizoen zal de eerstvolgende wedstrijd na het overlijden en na overleg met het team en de NEVOBO afgelast worden.

5. Tijdens het competitieseizoen zal in de eerstkomende week na het overlijden voorafgaande aan alle thuiswedstrijden één minuut stilte in acht worden genomen.

6. Overlijdt een lid van de vereniging tijdens een competitiewedstrijd in de eigen sporthal, een speler van een gastteam of een toeschouwer dan worden verder alle competitiewedstrijden voor die dag afgelast.

7. Bij het overlijden van een oud-lid van de vereniging zal de secretaris een condoleancekaart naar de familie zenden.

Artikel 15 Kleding

1. Het tenue van de vereniging is een shirt in de kleurstelling blauw/geel met een blauwe broek.

2. Het tenue wordt door de vereniging verstrekt aan competitie spelende teams en blijft eigendom van de vereniging. Bij beëindiging van het lidmaatschap of plaatsing in een ander team dient de kleding te worden ingeleverd.

3. Er wordt minimaal 3 jaar in hetzelfde tenue gespeeld.

4. Bij verlies of beschadiging betaalt het betreffende lid (of zijn/haar team) zelf de aanschaf van een nieuw shirt (€ 35,-) / broekje (€ 15,-).

5. Tijdens wedstrijden spelen alle teams in het officiële verenigingstenue.

Artikel 16 Sponsoring

1. Het Bestuur heeft richtlijnen opgesteld voor het aangaan van sponsorovereenkomsten. Zie hiervoor het Sponsor Handboek en de mogelijkheden op de website.

Artikel 17 Schadeloosstelling en Boetes

1. Ieder lid is aansprakelijk voor schade die het lid aan materiaal, dat eigendom is van de vereniging ofwel in bruikleen is afgestaan aan de vereniging, heeft aangericht.

2. Elke geconstateerde schade wordt geacht te zijn veroorzaakt door het lid of de leden die de desbetreffende zaak het laatst heeft respectievelijk hebben gebruikt, tenzij door de betrokkene(n) het tegendeel wordt aangetoond.

3. Indien het herstellen van de door een lid toegebrachte schade aan materiaal kosten met zich meebrengt, beslist uiteindelijk het bestuur wie de kosten draagt.

4. Het bestuur is niet aansprakelijk voor schade toegebracht aan eigendommen (van welke aard dan ook) door leden of derden in het gebouw van de vereniging of in de gehuurde accommodatie van de gemeente, aanwezig zijnde.

Artikel 18 Slotbepalingen

1. In alle gevallen waarin het Huishoudelijk Reglement of de Statuten niet voorzien, beslist het Bestuur. Het Bestuur is over de beslissing verantwoording verschuldigd aan de ALV.

2. De ALV kan dispensatie verlenen voor bepalingen van het huishoudelijk reglement, mits niet in strijd met de statuten.

3. Het Huishoudelijk Reglement kan gewijzigd worden bij besluit van de ALV. De tekst van de voorgestelde wijziging dient met de agenda tenminste een week voor de betreffende ALV aan de leden ter beschikking gesteld te worden.