Notulen ingelaste ALV Webton 21 juni 2018

Agenda:

  • mededelingen: Lammert Dijkstra
  • invulling vacature voorzitter + stand van zaken in de vereniging
  • Webton Hengelo en AVG
  • inning contributie door ClubCollect
  • sponsoring
  • rondvraag

De vergadering wordt geopend door Tijmen Heil. Hij legt uit welke punten op de agenda staan. Er worden geen aanvullende punten naar voren gebracht, de agenda wordt daarom vastgesteld.

Mededelingen

Lammert Dijkstra vertelt over het project van Join4Energy en de tocht die hij op de Alpe d’ Huez gaat maken. Join4Energy doet dit om geld in te zamelen voor onderzoek naar een zuurstofwisselingsziekte bij kinderen, Lammert gaat zelf de tocht maken om financiele hulp te kunnen bieden aan de familie van de Hengelose begeleider die deze zomer met zijn gezin de tocht is gaan maken en daarbij is overleden.

Lammert zoekt sponsoren, en heeft daarvoor onder andere een oproep op Facebook gezet, welk bericht door Webton is overgenomen. Wie mee wil helpen kan het rekeningnummer in de oproep terugvinden, of daarvoor rechtstreeks met Lammert contact opnemen.

invulling vacature voorzitter + stand van zaken in de vereniging

Tijmen legt uit dat na het aftreden van Gertjan een team onder leiding van Jelle Meijer de opties heeft bekeken om het bestuur aan te kunnen vullen. Diverse mogelijkheden zijn bekeken, en er zijn verschillende personen benaderd. Helaas is met die weg
geen nieuwe voorzitter gevonden.

Onder de mensen met wie contact is gezocht zijn er een aantal mensen gevonden die iets binnen de vereniging willen doen. Dit betreft onder andere Arend Koers, die de sponsoring en PR voor de vereniging gaat oppakken, en Henry Wasser. Deze laatste heeft aangeboden binnen de TC hand- en spandiensten te willen verrichten.

Het probleem voor het bestuur is daarmee niet opgelost. Tijmen heeft daarover verder nagedacht en heeft besloten dat hij zich kandidaat tot de volgende ALV kandidaat stelt als voorzitter van de vereniging. Dit gezien de invulling van de TC, waar nog het een en ander moet gebeuren. Daar is bijvoorbeeld nog geen kartrekker gevonden en er zijn meer mensen nodig die gaan helpen (trainers, administratie – invoeren teams in pc etc).

De vereniging kan niet langer zonder voorzitter, daarom wil Tijmen tot de volgende ledenvergadering als a.i. voorzitter fungeren. In die periode kan dan worden gewerkt aan een herverdeling van taken binnen het bestuur en kan er ook gekeken worden naar de invulling van de TC, waarvoor dan nog wel mensen nodig zijn.

Tijmen benadrukt met klem dat als dat in die periode niet lukt, voor de vereniging een probleem ontstaat, mogelijk met gevolgen voor het voortbestaan van de vereniging.

Er wordt gevraagd naar de status van de TC en de publicatie van teamindeling op de website. Daarop legt Tijmen uit dat het meest noodzakelijke op dit moment gebeurt. De samenstelling van de teams is nog niet gepubliceerd ivm de AVG en de daarvoor rondgestuurde brief met antwoordformulier. Vanwege de AVG is daarvoor de toestemming van alle lindividuele leden nodig.
De zaalindeling is door de gemeente nog niet doorgegeven.
Jelle Meijer meldt zich als adviseur voor de TC, en biedt aan met de groep die er komt te gaan overleggen. Op die manier kan het plan van afgelopen najaar besproken en op korte termijn uitgezet worden.

We hebben als vereniging op dit moment 350 leden, al die leden worden door een hele kleine groep mensen vertegenwoordigd waar het gaat om het ondersteunen van de vereniging in werkzaamheden. Het zijn ook vaak dezelfde mensen: ook op deze ALV zijn de mensen aanwezig die al langere tijd voor de vereniging werkzaam zijn. Bovendien wordt het takenpakket van die mesen steeds groter, hetgeen niet de bedoeling is.

Tijmen roept de aanwezigen daarom ook op om de informatie vanuit ALV te delen in zijn/haar team zodat iedereen weet wat er moet gebeuren.

Hilde-Marie vertelt dat het voor de leden niet duidelijk is hoeveel tijd een taak kost. Voor haar is het duidelijk dat vele handen licht werk maken. Tijmen geeft aan dat we deze tip meenemen en vult hierop aan dat we ook op zoek zijn naar trekkers voor uitvoering van taken.
Joëlle geeft aan dat zij vindt dat deze boodschap het beste op trainingen door het bestuur kan worden gedeeld. Jelle haakt hierop aan door aan te geven dat gezien het aantal reacties op de jaarlijkse enquete, de uitvraag via dat medium mogelijk weinig zin heeft.

Hèla heeft hierop aansluitend uitleg gegeven over het project van Esther en Saskia, waarin zij samen met de gemeente een plan gaan opzetten om het werk in de vereniging gedaan te krijgen. Dit project richt zich erop door middel van het instellen van teams die, gebruikmakend van het eigen netwerk, de klussen klaren. Dit lukt echter alleen als de meeste leden hier ook aan mee willen werken.  Volgens Bert Kroeze kan dit project worden vergeleken met het project dat in het verleden via Sportservice Overijssel is opgepakt.

Tijmen legt afsluitend uit dat als blijkt dat deze manier van werken niet haalbaar is, er andere maatregelen genomen moeten worden.  Wat en hoe wordt dan uitgezocht.
Gertjan biedt aan om dan met de inventarisatie de teams langs te gaan en te kijken of taken ingevuld kunnen worden. In oktober moet daarover meer duidelijk zijn.

De rol van voorzitter a.i., zoals deze door Tijmen is voorgesteld, wordt aan de aanwezigen voorgelegd. Alle aanwezige leden gaan hiermee akkoord, Tijmen treedt daarmee per 21 juni aan in het bestuur in de functie van voorzitter ad interim.

Webton Hengelo en AVG

Hèla geeft uitleg over de invulling van de AVG, en verwijst daarbij naar de brief die eerder deze maand aan alle leden is toegestuurd.

De geretourneerde informatie zal in Sportlink worden genoteerd, Esther Vosmer gaat daarmee samen met Saskia Hannenberg aan de slag. Het privacy-statement zal ook op de website worden geplaatst.

Een aantal aanwezigen heeft de brief met bijlage niet ontvangen, dit wordt gecontroleerd en zij krijgen deze alsnog toegestuurd.

Verder zullen alle leden de brief in hardcopy tijdens een training uitgedeeld krijgen, om ervoor te zorgen dat iedereen hem krijgt. Ook zullen de teams via de app groepen op de brief worden gewezen op aangeven van Hilde-Marie, en dat is daarmee de laatste actie die het bestuur voor dit punt doet om de zaken rond de AVG geregeld te krijgen.
De vulling van de website qua teams en informatie (nieuws) met foto’s zal hiervan afhankelijk zijn.

Inning contributie door ClubCollect

Henk geeft een korte toelichting over de werking van ClubCollect en de redenen waarom we dit nu als Webton gaan invoeren (tijd, geld). Hierover zullen de leden een brief krijgen met informatie en keuzes voor het betalen van de contributie.

sponsoring

Er wordt een vraag gesteld over de huidige termijn van het sponsorschap van Webton BV. Dit loopt door t/m na volgend jaar. Dat hiernaar wordt gevraagd is een terecht punt, gezien een aantal andere sponsorcontracten die afgelopen zijn, zoals die van het Kindercentrum voor CMV en Heren1 en 10Telecom voor de ABC-jeugd. Zoals eerder in de ALV aangegeven gaat Arend Koers daarmee aan de slag.

Alle aanwezigen worden opgeroepen om mogelijke sponsoren door te geven aan Arend, zodat hij aan zijn taak kan beginnen.

Rondvraag

Er verdwijnt materiaal, zoals ballen, dat kan een financiële strop veroorzaken.
Jelle wijst op de mogelijkheid om geld te besparen met het plaatsen of in gebruik nemen van een ballenkast, bijvoorbeeld een kast bij de tribune. Dit is een terecht punt, vanuit de materialencie  gaat Jan Jaspers daarmee aan de slag.

Er zijn twee kasten beschikbaar waarvoor een sleutel geregeld gaat worden zodat die ingezet kunnen worden, actiepunt.

Voor wat betreft de uit te voeren en te verdelen taken, wordt teamverantwoordelijkheid genoemd als mogelijkheid. Dit wordt aan Esther en Saskia meegegeven voor het project met de gemeente.

Na deze opmerking wordt de vergadering gesloten, alle leden worden uitgenodigd voor een drankje.