Notulen ALV Webton 18 oktober 2018

Agenda:

Opening
Algemene informatieverstrekking met korte terugblik
Ontwikkeling ledenbestand
Jaarrekening 2017-2018 (uitleg door Henk)
Info Jeugdbestuur
Info TC Senioren
Info Stichting Webton TV
Presentatie Vrijwilligersplan en vrijwilliger van het jaar
Bestuur / personele zaken / voorstel nieuwe bestuursleden
Publicatie PR, Sponsoring/kledinglijn 2018-2021 Arend Koers
Sporthal Veldwijk en kantine, stand van zaken
Opstellen Beleidsplan 2019-2023 en communicatie naar leden & commissies
Nieuwe projecten (vrijwilligers en Passend Sporten, stand AVG)
Wvttk (website en Ton Heerze, nieuw te vormen TC senioren)
Rondvraag
Afsluiting

Opening

Tijmen heet alle aanwezigen van harte welkom. Er is één aanvulling op de agenda van Jelle Meijer, dat punt wordt besproken bij w.v.t.t.k.
Notulen van de vorige vergaderingen
17-10-2017: Er zijn geen opmerkingen, de notulen zijn daarmee vastgesteld
21-06-2018: Ook hierover zijn er geen opmerkingen en zijn nu vastgesteld..

Algemene informatieverstrekking met korte terugblik

Jeugd
De teams C1 en B1 spelen beiden in de hoofdklasse, B2 in de eerste klasse. Er is een grote groep N6, volgend jaar stromen deze door naar de C-jeugd. Het streven is dan te gaan werken met 4 C-teams, 3 B–teams en 2 A-teams.

Senioren
D1 en 2 zijn beiden 2e geworden, d3 is gepromoveerd naar de 2e klasse Dames 5 heeft zich teruggetrokken, dit heeft onder andere te maken met de ontstane grote teams.
De Heren-teams zijn allen gehandhaafd, met uitzondering van H3 zijn alle teams nieuwe teams.
Het mixteam Recreanten is afgelopen jaar wederom kampioen geworden – namens het bestuur van Harte gefeliciteerd!

Ontwikkeling ledenbestand

De ontwikkeling van het ledenbestand is aan de hand van een sheet op de PPT getoond, zie daarvoor de Presentatie die bij deze notulen zijn gevoegd.

Jaarrekening 2017-2018 (uitleg door Henk)

Jelle Meijer vraagt om uitleg betreffende de bijdrage aan de stichting, Henk vertelt hoe dit in zijn werk gaat.

De Kascommissie heeft voor de afsluiting van seizoen 2017-2018 de stukken gecontroleerd en in orde bevonden. Zij hebben daarvoor een verklaring getekend. De leden van de commissie zijn bedankt voor hun inzet. Dick van der Struik is bereid gevonden om het voor het volgende seizoen plaats te nemen in de kascommissie. Naar aanleiding van de informatie m.b.t. de jaarrekening zijn er een aantal vragen gesteld.

Een vraag betreft de bijdrage aan de stichting voor H1, moet deze blijven bestaan nu H2 weer bij de vereniging is teruggekomen. Een andere vraag gaat over het huren van Veldwijk, de vraag is of het niet verstandiger is dat de Stichting Veldwijk van de gemeente Hengelo huur, en de vereniging weer van de stichting (ivm BTW). Deze punten zullen door het bestuur de komende tijd in het overleg worden meegenomen, waarna het bestuur gedechargeerd wordt voor het seizoen 2017-2018.

Noël neemt de bespreking van de Begroting 2018-2019 voor haar rekening. Noël is vorig jaar als tweede penningmeester binnengekomen via Tim. Zij legt uit dat zij is gestart met invoer van de boekhouding in Sportlink en om de communicatie onder de vrijwilligers te vereenvoudigen heeft zij het systeem Trello in de vereniging geïntroduceerd.

Bijzonderheden ten aanzien van de begroting – wijzigingen ten opzichte van vorig seizoen zijn de vermelding van zondag-trainingen, en het wegvallen van twee sponsoren (Kindercentrum en 10Telecom). Doel is om sponsoring met 10k te verhogen dit jaar – verdere info daarover wordt later in deze vergadering door Arend Koers gegeven. De bijdragen voor trainers zijn (ook gezien de zondagtraining) verhoogd, hetzelfde geldt voor de zaalhuur. Nu laat de begroting een klein negatief resultaat zien (realistische begroting), als de sponsoring kan worden verhoogd zal deze weer positief worden.
Voorstel Contributie-verhoging en ClubCollect
Voor nu ligt er geen voorstel voor contributie-verhoging voor, daarvoor is er nu geen noodzaak. Voor volgend seizoen wordt daar in ieder geval naar gekeken, gezien de verhoudingen tussen jeugd en senioren (jeugd betaalt minder, maar veroorzaakt meer kosten). Die willen we wat dichter bij elkaar gaan brengen. De contributie is naar verhouding laag (gezien andere Hengelose verenigingen), dat mogen we best wat meer gelijk trekken en de jeugd betaalt dan waarvoor zij geleverd krijgt.

De inning van de Contributie verloopt met ingang van dit seizoen via Club Collect. Daartoe is besloten omdat er door het bestuur (de penningmeester) veel tijd in moet worden gestoken om betalingen geregeld te krijgen. Dat probleem lossen we op met ClubCollect, we draaien met dit systeem nu een pilot en als blijkt dat het werk gaan we daarmee door. Werkt het niet (beter), dan nemen we het zelf weer ter hand. We gebruiken dit systeem ook om de mailadministratie weer op de rails te zetten, het eerste voordeel dat tot nu toe is gezien is de directe snelle communicatie met de leden.

Er bleek een issue te zijn met een vraag aan de leden vanuit ClubCollect om reacties – deze betrof de 50 cent betaling bij keus voor aantal periodes- deze is gecorrigeerd. De leden worden gevraagd om als er problemen zijn, dit vooral via het systeem te laten weten, dan volgt er ook snel een reactie.

Info Jeugdbestuur

onder 2 benoemd

Info TC Senioren

onder 2 benoemd

Info Stichting Webton TV

Jaap Heerze informeert de aanwezigen dat het vorig seizoen slecht is begonnen, rond de Kerst stond het er nog slechter voor. Het seizoen is na een goed gesprek goed afgerond – H1 is 3e geworden. De situatie nu is dat er een nieuwe trainer is, en er zijn twee spelers vertrokken (Thijs Nijeboer en Stefan Boermans). Twee andere spelers zijn daarvoor teruggekregen (Esad – Libero, en Hugo Nomen, uit Zwolle). H1 traint nu extra, het aantal trainingen is uitgebreid naar drie keer in de week. Doelstelling van dit jaar is weer bovenaan te staan en kampioen worden zou natuurlijk heel leuk zijn. Bij de stichting zijn er mutaties in het bestuur: Frank Oort is teruggetreden, en Barry Leuverman is uit het bestuur gestapt. Gertjan Knook is toegetreden, waarmee het bestuur uit twee leden bestaat. Financiële consequenties zijn meer zaalhuur en hogere trainerskosten (w.o.b.). Met de sponsoring is nu alles rond, en er zijn nog twee ijzers in het vuur (de Rabobank en OCON). Verder is er een verzorger aangesteld die één x per week bij de training en bij alle thuiswedstrijden aanwezig is. Belangrijk doel van de stichting is om in de toekomst alle trainingen in Veldwijk te kunnen doen – het thuisfront.

Presentatie Vrijwilligersplan en vrijwilliger van het jaar

Vrijwilligers komt verderop in de vergadering aan bod bij Personele zaken. De vrijwilliger van het jaar is voor dit jaar de schrijver van dit verslag. Het bestuur heeft (uiteraard buiten haar om 😊) hiertoe besloten, dit vanwege het vele werk dat in de afgelopen periode, na het vertrek van Gertjan Knook door mij is overgenomen. Allemaal heel hartelijk bedankt hiervoor!! De mand met lekkernijen heeft een goede plek gekregen, het is ondertussen allemaal op!
Ook voor Marlies Bekhuis is er een presentje waarmee we haar willen bedanken voor haar werk in de barcommissie – het presentje voor haar wordt maandag bij training namens het bestuur aan haar overhandigd.

Bestuur / personele zaken / voorstel nieuwe bestuursleden

Er is een herverdeling van taken gemaakt in het bestuur; Tijmen Heil neemt de rol van voorzitter op zich, en Noël zal de taak van penningmeester van Henk overnemen. Henk wordt algemeen bestuurslid (met als speciaal aandachtsgebied de Kantine en de TC-senioren), Rik wordt jeugdcoördinator en algemeen bestuurslid, Arend Koers neemt de uitwerking van de PR/Sponsoring op zich, en Esther en Saskia beheren de vrijwilligers en de activiteitencommissie.
Verdere Personele zaken
Voor de verdere invulling van de Technische Commissie (Henk en Tijmen trekken de kar v.w.b. aansturing) wordt verdere praktische invulling gezocht voor zowel jeugd als senioren. De Jeugd wordt door Rik gedaan, en hij heeft daar heel veel werk aan. De hulp van de leden wordt gevraagd bij het zoeken naar mensen voor invulling van de taken. Henry Wasser gaat bij de jeugd een deel van de taken oppakken in overgang van jeugd naar senioren, als bestuur gaan we nadenken over hoe dat verder opgepakt gaat worden. Saskia en Esther gaan met ondersteuning vanuit de gemeente aan de slag met een plan voor vrijwilligers. Voor de tenues worden leden gezocht die een kleding commissie willen vormen om te helpen het nieuwe tenue samen te stellen. Jelle Meijer doet de suggestie om te kijken naar de kleuren en noemt Hummel voor prijs/kwaliteitsvertoning. Noemt ook Herreira, vanwege het prijsverschil. Het voorstel is om dit bij Tim Bevers (‘t Hoen Sport) voor te leggen, en daarnaar te kijken. Het is niet duidelijk of ‘t Hoen onze leverancier blijft – daarbij wordt gelet op het mogelijke kwijtraken van sponsorgelden. Dit wordt door het bestuur meegenomen in aanstellen van de kledingcommissie.

Een overzicht van de vacatures:
– leden voor de sponsorcommissie
– secretaris per 2019-2020 i.v.m. vertrek Hèla
– coördinator breedte jeugd/a/b/c evt. Trainer (ivm vertrek Aylin Knepper)
Bestuur gaat kijken naar de invulling van deze taken en neemt daarin ook het takenpakket mee.

Publicatie PR, Sponsoring/kledinglijn 2018-2021 Arend Koers

Arend introduceert en vertelt kort zijn historie bij Webton. Hij geeft daarbij aan dat hij graag met de jongere generatie aan de slag gaat, en wil zelf op de achtergrond blijven helpen. Arend is heel actief in de PR voor Webton en zorgt voor veel en veelvuldige benoeming van de naam Webton in de sociale media. Hij gebruikt daarbij de slogan #OetTwente. Naast PR heeft Arend ook de portefeuille sponsoring. Hij heeft daarvoor een concept Sponsorplan uitgewerkt, dat door het bestuur wordt bekeken. Arend werkt voor sponsoring voor Stichting samen met Gertjan Knook. Omdat sponsoring hard nodig is roept hij de leden op om bijvoorbeeld eens navraag te doen bij werkgevers of bijvoorbeeld een bedrijf waar je vaak komt (café, enz.) om te kijken of daar mogelijkheden zijn.
Webton biedt verschillende sponsorpakketten – deze zijn op de website te vinden. Verder wijst Arend op de mogelijkheid om de sporthal meer te gaan gebruiken in de toekomst, bijvoorbeeld door tussen de middag of op een ochtend te gaan volleyballen met een kleinere afdeling (senioren/recreanten).

Sporthal Veldwijk en kantine, stand van zaken

Een speciaal woordje van dank gaat uit naar Adrie en Annegret, de kantine-beheerders en Ton Heerze. Mede door hun gewaardeerde en grote (!) inzet zullen de inkomsten vanuit de kantine voor de vereniging de komende jaren Euro 5k bedragen. Voor de stichting een vergoeding naar rato Euro 2k. Ton voegt toe dat de verbouwing van de kantine door Adas is uitgevoerd, hij is een bekende van Adrie. De hele zomervakantie is doorgewerkt aan de verbouwing, mede vanuit het bestuur zijn er complimenten voor hen en alle helpers. De realisatie van de verbouwing is onder andere mogelijk gemaakt door Henk. Hij heeft het gaatje in de financiën gevuld met een achtergestelde lening, en daardoor is dit onder andere allemaal zo goed in orde gekomen.
Ton heeft een presentje voor alle vier meegenomen. Adas vertelt daarop in het kort wat er allemaal is gebeurd, en bedankt Webton voor de uitdaging die hij daarmee is aangegaan. Tenslotte wordt Ton bedankt voor de mogelijkheden die hij Webton als hoofdsponsor biedt.

Opstellen Beleidsplan 2019-2023 en communicatie naar leden & commissies

Met het nieuwe kalenderjaar 2019 is het oude beleidsplan verlopen. Het bestuur wil graag samen met de vereniging aan de slag met een nieuw plan. De eerste insteek daarvoor is de verbetering/verduidelijking van de interne organisatie – welke taken zijn er, welke mensen doen dat en hoe zouden we dat ingericht willen hebben. “Vele handen maken licht werk” niet nodig, de aanwezigen doen tenslotte al heel veel van het werk.

Nieuwe projecten (vrijwilligers en Passend Sporten, stand AVG)

Passend sporten is een project dat door Webton samen met FC Twente Scoren in de wijk en een tiental andere sportverenigingen en organisaties is opgezet om kinderen met bijv. Autisme, ADHD en angsten te helpen aansluiting te vinden bij een sport. Door deze samenwerking, die met behulp van subsidie is opgezet, dragen wij als vereniging ook hier een steentje bij. Voor het project worden op dit moment deelnemers geworven in de basisscholen en het speciaal onderwijs in Hengelo. We starten op 7 november met een periode van 6 weken basis-training en kennismakingstraject, voor de 6 weken die daarna volgen kunnen de kinderen 3 sporten kiezen, waarvan ze van elk 2 trainingen mogen volgen. Voor Webton, als er kinderen willen gaan volleyballen gaan we, als er voldoende deelnemers zijn een apart team vormen. We denken alleen dat er maar een paar in zullen kunnen stromen, en we gaan deze met speciale begeleiding plaatsen in de bestaande cmv-teams.

Vrijwilligersbeleid – zoals eerder genoemd gaan Esther en Saskia hier samen met de gemeente mee aan de slag.

Wvttk (website en Ton Heerze, nieuw te vormen TC senioren)

Guido van de Zweerde vertelt over de nieuwe website – hij is bij de vorige ledenvergadering gevraagd om de website voor ons te beheren. Hij vertelt dat hij geen schrijver is, dat hij van input is voorzien door Arend en Webton zelf. Vanuit de BV is een nieuwe website gebouwd, Guido is begonnen met het vullen van de site op basis van de oude site. Deze is sinds een paar uur online, en zal de komende periode verder gevuld worden. Het verzoek aan de leden is om als ze kijken de webmaster te informeren over ontbrekende of incorrecte informatie.

Jelle Meije benoemt het belang van de TC, en vertelt dat hij daar zelf het afgelopen seizoen nog tijd ingestoken heeft. Het bestuur stelt voor om Jelle als adviseur te benoemen. Jelle wijst op de situatie bij de jeugd, en geeft aan dat daar zonder meer iets aan moet gebeuren voor de toekomst. Tijmen meldt vanuit het bestuur dat hij daarover met Henk aan de slag zal gaan om het technisch bestuur van de vereniging te gaan ontwikkelen. Hij wil daarbij de aanvoerders, trainers en mensen vanuit de jeugd gaan samenzitten om daaraan te gaan werken. Doel: samen gaan werken aan ontwikkeling. Jelle noemt verder het beleidsplan 2019-2023 – het zou goed zijn dit seizoen te gaan bouwen aan een technische commissie en van daaruit samen met de leden het beleidsplan te gaan uitwerken. Tijmen geeft aan dat dit jaar daaraan gewerkt zal worden en wijst op de inzet vanuit de teams/leden daarbij.

Bert Kroeze – coach H6 – meldt dat hij vorig jaar gevraagd heeft of er leden geleend zouden kunnen worden. Zijn team heeft afgelopen seizoen gebruik kunnen maken van 1 vrijwilliger, en wil daarvoor bedanken; Tijmen vult dit aan met vermelding van Theo van Diepen, welke ook is bijgesprongen, hij noemt dit een goed voorbeeld van hoe zaken in een vereniging geregeld kunnen worden. Herman Mulder vraagt naar toepassing van de AVG en foto’s op de website (van bijvoorbeeld toernooien en teams etc.). Voor onze leden is dit geregeld met een uitvraag eerder dit jaar, belangrijk is het om gasten te melden dat teams daarvoor toestemming moeten geven. De organisatie zal dit meenemen in de planning. Tenslotte vraagt Jelle voor de toekomst ook weer de begroting en de jaarrekening als print op de tafel te
leggen zodat die door de aanwezige leden ingezien kan worden.

Rondvraag

Er zijn geen punten voor de rondvraag

Afsluiting

De voorzitter sluit de vergadering, en nodigt alle aanwezigen uit nog een na te praten onder het genot van een drankje, dat door het bestuur wordt aangeboden.