Notulen ALV 31 oktober 2019
Algemene Ledenvergadering volleybalvereniging Webton Hengelo
31 oktober 2019
Agenda:
- Opening
- Algemene informatieverstrekking
- Beleidsplan
- Invulling bestuur en personele zaken
- Ledenwerving
- Wedstrijdtenue
- Financiën
- Jeugdcommissie
- Denktank
- Vrijwilliger van het jaar
- Rondvraag
- Opening
Tijmen opent de vergadering en heet iedereen welkom. Mededeling qua bezetting bestuur. Twee van de vijf bestuursleden zijn door omstandigheden afwezig.
Er zijn geen extra punten voor op de agenda. - Algemene informatieverstrekking
Notulen ALV juni 2019 en oktober 2018 worden goedgekeurd en ongewijzigd vastgesteld door de aanwezige leden.
Het nieuwe Logo van Webton wordt besproken. Deze wordt vanaf nu gebruikt in alle communicatie. De nieuwe huisstijl is ook doorgevoerd op de website. - Beleidsplan
Als bestuur is er een geactualiseerd beleidsplan opgesteld. Missie en visie blijven hetzelfde. Wel nieuwe inzet wat betreft aantrekken nieuwe leden. Toegroeien naar een ledenaantal van +400. Dit moet bereikt worden door middel van ledenwerving en ledenbehoud.
Het beleidsplan wordt omgezet in actieplannen die ervoor moeten zorgen dat de lijn hieruit wordt voortgezet en de doelen worden behaald. - Invulling bestuur en personele zaken
Momenteel is er een vijfkoppig bestuur. De penningmeester wil volgend seizoen aftreden waardoor deze positie vacant wordt. Aan de leden wordt gevraagd om eventueel mensen te benaderen of aan ons voor te dragen.
Er is een nieuw organogram gemaakt. Deze wordt gedeeld met de leden. Er wordt uitgelegd hoe deze is opgebouwd en hoe de commissies tot stand zijn gekomen en door wie ze bemenst zijn.
Een aantal functies zijn nog wel vacant. Mede samen met de Denktank wordt gekeken naar wat hier goede (flexibele) oplossingen voor zijn. Komende periode wil het Bestuur wel taken omschrijven zodat verwachtingen op voorhand duidelijk zijn en vrijwilligers weten waar ze ja op zeggen. Dit met als doel ook om alle functies in te vullen, al dan niet op de traditionele manier. - Ledenwerving
Als bestuur zien de trend dat er een terugloop is in het ledenaantal, welke al een aantal jaar geleden in gang is gezet.
Marco geeft aan dat hij 125 leerlingen Smashball heeft kennis laten maken. Goed laten nadenken hoe je scholen actief kunt betrekken. De kinderen die tot nu toe kennis hebben gemaakt zijn erg enthousiast. Nadeel is dat zij nog weinig van volleybal hebben gehoord, dus scholen hebben hier ook een rol in. Het zou een idee zijn om uiteindelijk toernooien hierin te kunnen organiseren. Op deze manier kan enthousiasme zich als een olievlek verspreiden.
Tijmen geeft aan dat naast jeugd aantrekken het ook belangrijk is om in te zetten bij recreanten. Hier zien we meer behoefte ontstaan.
Marianne geeft aan dat Koningsdag mist, hier kunnen ook veel leden geworven worden. Ook de instuif voor jeugdleden is een optie, waarbij jeugdleden hun vriendjes/vriendinnetjes mee kunnen nemen. Eventueel combineren met een Webtondag.
Noelle; Social media meer gebruiken en zo meer mensen trekken. Hiervoor ook andere media dan Facebook gebruiken. - Wedstrijdtenue
Er is een nieuw wedstrijdtenue, deze heeft alleen enorme vertraging opgelopen bij de leverancier. Hier blijft actie op alleen het blijft de vraag wanneer er geleverd wordt.
Tassen etc. kunnen via de webshop besteld worden. Dit is geen onderdeel van het nieuwe tenue. - Financiën
De resultatenrekening wordt besproken. Inkomstenkant redelijk gelijk gebleven. Kantinekant is uitschieter, 5000 begroot maar er is nieuw geïnvesteerd in de kantine en alles af te schrijven zodat er volgend jaar inkomsten gegenereerd kunnen worden uit de kantine. Wordt gecompenseerd omdat er weinig aan materialen is besteed. Verder qua uitgaven in de buurt van begroting gebleven. Er zijn wat bijkomende kosten voor clubcollect, het systeem waarmee we contributie innen. Voordeel van dit systeem is dat oninbare zaken wel geïnd wordt door hen, zonder dat wij daar veel actie voor moeten leveren. Dit seizoen hebben we clubcollect nog. Gekeken wordt of volgend seizoen weer via sportlink en automatische incasso’s geïnd kan worden. Uiteindelijk positief resultaat van € 1.864,-
Balans laat zien wat er aan vorderingen nog open staat. De kascommissie ‘18-’19 heeft zijn goedkeuring gegeven voor de jaarrekening en verantwoording. Aan de leden bij de ALV wordt gevraagd om goedkeuring. Iedereen is akkoord.
Op de begroting 2019-2020 is te zien dat de inkomsten contributie flink omlaag is gegaan. Ledenaantal is flink teruggelopen. Zaalhuur gaat ook naar beneden is de verwachting. Inkomstenkant qua grote clubactie is flink toegenomen, met dank aan Marianne. Vergoeding trainers omlaag gegaan. Dit jaar wel extra aanschaf materialen, waarvan onder andere ballen. Trainerskosten senioren wel hoger, mede omdat de vergoeding trainer dames 1 hoger is en er extra trainers zijn bij de recreanten. Kosten zaalhuur gaan omlaag, omdat we vaker in veldwijk trainen dus minder bij overig. Daarnaast minder overlap qua huur wat eerder vanuit ATC ook bij ons binnenkwam waarna het doorgezet werd naar ATC. Verwacht overschot van € 1.700,-
Gertjan vraagt waarom de acties van ledenwerving niet terug te zien is in de begroting. Komt omdat de begroting nu sluitend is, en er geen actieve ruimte was om geld in te zetten voor ledenwerving. Op basis van de situatie zoals deze nu is, welke gunstiger is dan hoe deze enkele maanden geleden was, zou het wel mogelijk zijn om hier nu extra geld voor vrij te maken.
Marianne geeft aan dat de realisatiekosten en dat wat begroot is voor jeugdcommissie minder is.
ALV wordt gevraagd om het begrootte overschot te gebruiken voor ledenwerving en de jeugdcommissie. Hiermee wordt ingestemd maar met als kanttekening dat er wel een deel overblijft. Met de gedane aanpassing wordt de begroting voor komend seizoen vastgesteld.
Kascommissie moet nog gevuld worden. André wil komend seizoen aansluiten. Dick wordt ook gevraagd om nog één jaar bij te blijven. - Jeugdcommissie
Marianne Bodde geeft aan komende jaren de jeugdcommissie vorm te geven en hiervan de kar te willen trekken. Niet alleen maar activiteiten voor kinderen organiseren maar het omvat alles wat voor de jeugd en mini’s te maken heeft. Marianne is voorzitter van de TC, Rick is de coördinator van de CMV en Bjorn is coördinator van ABC-jeugd. Deze samenstelling komt aantal keer per jaar bij elkaar en praat over technisch beleid.
Extra informatiekanalen: ophalen bij jeugd hoe zij aankijken tegen volleybal en de activiteiten en hoe we ervoor kunnen zorgen dat zij lid blijven (zowel voor de breedtesport dan wel prestatiesport). > Mini-commissie, twee ouders trekken activiteiten bij deze commissie, Marianne stuurt aan. Onder andere is al opgepakt dat de bardienst en zaalwacht wordt geregeld. Ouders meer betrekken om zo betrokkenheid bij de vereniging te vergroten. Ouder-kindtoernooi, minikamp en jeugdkamp organiseren. Joelle is ook gevraagd om in de commissie plaats te nemen, mede omdat ze volleybalt en zo de betrokkenheid te vergroten.
> jeugdbestuur maken met leden uit ieder team die willen meepraten over waar de behoeften liggen. Dit moet nog verder vorm gegeven worden. Bedoeling is dat de jeugd bijvoorbeeld wel al de CMV wedstrijden gaan fluiten. Jeugd ook allemaal scheidsrechterspapieren halen, certificering behalen. Zo ook meer beschikbare scheidsrechters in de senioren, en dat ze al jong leren op de Bok te staan.
Doel: Jeugd activeren ‘lid te zijn van de vereniging’ en zich hier ook voor in te zetten. - Denktank
Wouter licht namens Heren 2 de Denktank toe en wat ze willen bereiken. Zij willen deze kar blijven trekken en willen zorgen voor meer binding en samenwerking binnen de vereniging. Er zijn inmiddels 2 sessies geweest waaruit acties zijn voortgekomen. De belangrijkste actie is om vanuit elk team een afgevaardigde 3x per jaar samen te komen, wat als een soort van technische commissie gaat dienen. De avonden worden op een dinsdag, een woensdag en een donderdag gepland zodat voor alle teams de ruimte is om aan te sluiten. Dit overleg dient om organisatorisch dingen af te stemmen maar ook om activiteiten en punten uit de denktanklijst te blijven bespreken en dat acties hieruit opgepakt blijven worden. Heren 2 leidt deze bijeenkomst.
Er is een jaarkalender gemaakt zodat er duidelijk is wat er wanneer is, maar ook welk team wanneer speelt. Er wordt nog een medium gezocht hoe dit gedeeld kan worden met de vereniging. Joelle: optie maak een maandkalender en zorg ervoor dat dit gedeeld wordt op instagram. Wouter zegt wel dat het beheer hiervan nog niet goed belegd is en dat is wel belangrijk. Ook de content moet beheerd worden. Vragen of er bij Ton een stagiaire aan de slag kan die onze content gaat beheren. - Vrijwilliger van het jaar
Vrijwilliger van het jaar wordt Marco Weusthof. Hij wordt bedankt voor zijn inzet voor Smashbal en het weten te verbinden van nieuwe jeugdleden aan onze vereniging. Aantal nieuwe leden weten te werven. Hij heeft 125 kinderen leren volleyballen en krijgt hiervoor een speciaalbier pakket aangeboden namens het bestuur. Marco wil zich blijven inzetten, blijft extra trainingen verzorgen en wil zorgen voor extra leden. - Rondvraag
Gertjan; goed moment om met ATC in gesprek te gaan om te fuseren. Advies, neem iemand mee die geen binding heeft met beide verenigingen die dus neutraal dat gesprek kan ingaan en leiden. Wouter sluit aan en geeft aan er vanuit de Denktank hier ook aandacht voor is. Tijmen geeft aan dat er vanuit Webton wel dit idee bestaat en de secretaris is gevraagd om hiervoor in gesprek te gaan. Gertjan wil zich hier ook bij aanmelden / helpen.
Joelle; grote clubactie, is het mogelijk dat er in de teams gevraagd wordt dat zij ook loten kopen? Dit jaar is het gemist door haar en ze denkt dat er meer uitgehaald kan worden. Punt om volgend jaar dit meer te delen in alle teams. Marianne neemt dit voor volgend jaar mee en regelt communicatie naar alle teams.
Verder zijn er geen extra vragen of opmerkingen.
Tijmen bedankt iedereen voor de komst en de input voor de avond. Iedereen wordt uitgenodigd om nog een drankje te komen drinken.